Adjiedj Bakas’ Communicatietrends

Hoe jouw deelname aan een vakbeurs een succes wordt

Twijfel je nog aan deelname aan een vakbeurs? Weet je nog niet helemaal hoe je zo’n beurs moet aanpakken? Krijg je tot nog toe na een vakbeurs te weinig klanten binnen? Lees deze 10 punten en je bent ervan overtuigd dat de komende beurs je heel veel leads en klanten gaat opleveren.

vakbeurs

1. Vakbeurzen trekken nog altijd veel bezoekers.

De wereld mag nog zo hard digitaliseren, zakendoen — zeker in B2B — vraagt om menselijk contact en relaties die elkaar recht in de ogen kijken. Sociale netwerken als Facebook, LinkedIn en Twitter zijn belangrijk, maar de gangpaden van een vakbeurs zijn een minstens zo belangrijk sociaal netwerk. Oriënteer je goed op welke beurzen voor jou het meest interessant zijn. Bezoek veel beurzen, ook in het buitenland.

2. Een kleine vakbeurs is ook hét ontmoetingspunt in een branche, sector of niche.

Veel grote vakbeurzen trekken wel honderdduizenden bezoekers. Maar ook als op een beurs enkele duizenden bezoekers afkomen is jouw deelname al gauw de investering waard. Van een niche- of specialistische vakbeurs tot een grote computerbeurs als de CeBIT of een modebeurs in Milaan, een beurs brengt de mensen die er op jouw vakgebied toe doen bij elkaar.

3. Vakbeurzen trekken geïnteresseerden vanuit uit de hele wereld.

Een vakbeurs is dé gelegenheid om leads te scoren en nieuwe klanten te trekken. Klanten waarvan je niet eens wist dat ze bestonden. Of die je zelf niet had kunnen vinden.

Ook buitenlandse klanten en wederverkopers horen daarbij.

4. Schakel alle mogelijke media in om mensen naar jouw stand te krijgen.

Zowel je klanten als je potentiële klanten, komen uit zichzelf al graag naar jouw stand. Zij willen jou namelijk graag in levende lijve zien, zij willen weten wie erachter het bedrijf zit. Een beurs is een efficiënte manier om met veel mensen in contact te komen. Dat geldt voor jou als exposant/deelnemer, maar het geldt precies zo voor bezoekers.

Dus: stuur e-mailnieuwsbrieven, zet het op je site, onderin je e-mails, verspreid het op social media. Stuur toegangskaarten naar je relaties. Je kunt op je website bezoekers direct een afspraak op de beurs laten inplannen via Google Calendar.

Zorg voor een herkenbare huisstijl, ook in en rond je stand op de beurs. Laat de stijl van je uitnodigingen terugkeren in je mailingen en andersom. Je kunt ook een al of niet opvallende kaart sturen per ouderwetse post. Of een pakketje met een gedeelte van een leuk cadeau of presentje en vertel erbij dat ze de andere helft op de beurs krijgen. Je kunt vaste klanten ook extra warm maken met een interessante en exclusieve beurs-only-actie.

5. Laat een opvallende stand bouwen.

Opvallen is het devies. Iets bijzonders, iets dat afwijkt van anderen, springt er altijd uit en dat is belangrijk om de aandacht te trekken van je bezoekers. Je kunt iets opmerkelijks doen in 3D-opzicht. Ook kun je iets met multimedia doen, met verlichting en belichting, kleur, muziek, of met bijzondere hosts en hostessen op je stand.

Denk ook aan originele aankleding. Bedruk de vloerdelen met tekst en slogans. Doe dat wel met grote letters. Dus gebruik minder tekst en grotere letters. Of je doet iets met eten. Een poffertjeskraam of een bijzondere foodtruck doet wonderen. De geur van eten, of het nu appeltaart, poffertjes of gebrande noten is, heeft nu eenmaal een onweerstaanbare impact op bezoekers. Ook spectaculaire attracties kunnen je stand levendiger maken, zoals een tafelvoetbalspel, een dartboard, een fruitautomaat of een suikerspinkraampje.

6. Zorg voor een goede plek op de beurs.

Laat je nooit afschepen met een achterafhoekje of in een doodlopende zijhal waar bijna geen hond komt. Betaal voor een goede plek, dat betaalt zich altijd terug. Zorg dat je opvalt. Een goede plek is bij de ingang van de beurs of van een gangpad. Of naast een eet- of koffiegelegenheid. Daar komen mensen op af, daar staan mensen stil. Zorg dan ook dat je op tijd reserveert, informeer ruim van tevoren bij de beursorganisatie wanneer je kunt aanmelden. Het voordeel als je vaker meedoet is: je krijgt een betere plek.

7. Zorg dat je stand ruimte biedt aan mensen.

Je producten zijn belangrijk, net als de 3D-elementen — schermen, wanden, opstellingen —waarmee je over je producten en diensten communiceert. Maar mensen op je stand zijn belangrijker dan dingen, véél belangrijker. Alleen al vanwege het feit dat mensen ook andere mensen trekken. In beursland geldt het motto: hoe drukker hoe beter. Op een beurs telt namelijk maar één ding: alles draait om persoonlijk contact. Zorg dus voor voldoende sta- en zitruimte. Barretjes voor koffie en de borrel aan het eind van de dag. Beperk het aantal producten op je stand. Concentreer je op de belangrijkste of bestverkopende producten of de allernieuwste natuurlijk.

Overweeg ook om presentaties of workshops te geven in je stand. Daar komen altijd veel mensen op af. Overleg met de beursorganisatie dat ze jouw activiteiten ook aankondigen in de beursbrochure en in de persinformatie in de perskamer.

8. Bereid je goed voor op lange dagen.

Als een beurs van 10 tot 10 duurt, ben je 12 uur in touw. Zorg dus dat je voldoende mensen hebt om je stand te bemannen. Zowel vaste medewerkers als eventueel ingehuurde medewerkers. Zorg ook voor goede koffie en thee, voldoende versnaperingen en pauzes tussendoor. Ook leuke ontspanning na de beurs in de avond kan wonderen doen voor de motivatie.

Maak ook een goed plan vooraf: vertel je medewerkers wat je doel is en wat hun doelstellingen zijn. Zorg dat je mensen goed zijn geïnformeerd. Zo kunnen zij de bezoekers goed aanspreken en eventueel naar de juiste persoon leiden. Ga als standbemanning nooit zitten, maar blijf altijd staan. Laat medewerkers die met tegenzin op een beurs staan gewoon thuis. Dat is beter voor hen, voor jou en vooral voor je prospects en klanten.

9. Schift direct in de prospects.

Hoe weet je nu of een lead een goede lead is. Of dat een bezoeker later daadwerkelijk zaken met je doet. Dat weet je niet. Hij of zij kan in de tussentijd zoveel andere dingen hebben gezien of meegemaakt, van baan wisselen of een ander project onder zijn of haar hoede krijgen. Wat je wél kunt doen, is zo goed mogelijk de gegevens verzamelen van interessante leads van wie je denkt dat ze serieuze interesse hebben. Vraag dus een visitekaartje of vraag alle nodige gegevens, om in de — op de stand gereedstaande — computer op te nemen. Bij steeds meer beurzen kun je met een badgescanner de badge van de bezoeker uitlezen en sla je automatisch hun gegevens op. Zorg ook voor een leuke giveaway met de naam van je bedrijf erop. Je bezoekers nemen zo een tastbaar aandenken aan jouw bedrijf mee.

10. Concentreer je op minder beurzen.

Op hoe meer beurzen je aanwezig bent, hoe minder aandacht je eraan kunt geven. Less is more, ook hier weer. Steek dus liever meer tijd en aandacht en energie in de beurzen die echt van belang zijn.

Lees ook: 6 tips voor een effectieve follow-up na een beurs.