Adjiedj Bakas’ Communicatietrends

Vakbeurs? 14 tips om meer uit je deelname te halen

Deelnemen aan een beursevenement is niet goedkoop. De kostenposten zijn legio: huur voor standruimte, de stand zelf, de bemanning, reiskosten en overnachting, catering, weggevertjes, de tijd voor voorbereiding en follow-up… ga maar door. Maar toch: een beurs kan supereffectief zijn. Daarom hier een checklist met 14 punten om nog meer uit je beursdeelname te halen.

  1. Is deelnemen aan een beurs of vakbeurs wel een goed idee? Is een beurs per se nodig om je doelstellingen te halen? Of kun je de mensen die je er wilt treffen beter persoonlijk bezoeken? Mee gaan lunchen? Of gewoon 25 of 50 klanten en hot prospects de nieuwste iPad cadeau doen met jouw bedrijfspresentatie als openingsscherm? Laat binnen je team alle alternatieven de revue passeren. Niks is nog vanzelfsprekend binnen je marketingcommunicatiemix.
  2. Sta je op die beurs omdat je concurrent er staat? Zo ja, doe het dan beter dan hem en zorg voor onderscheid in je presentatie.
  3. Je onderscheiden is niet zo moeilijk als je denkt. Organiseer een activiteit waar mensen op afkomen. Neem een goede spreker in de arm. Misschien kun je een goede klant bereid vinden om anderen te vertellen over zijn/haar ervaringen met jouw bedrijf. Misschien heb je budget voor een BN’er. Of vraag een politicus die een relatie heeft met de beurs, je bedrijf, je product, je branche. Of de burgemeester of wethouder. Zorg voor een primeur. Laat iets symbolisch openen. Maak een feestje van de onthulling van een nieuw product. Neem een fotograaf in de arm. Nodig journalisten en redacteuren van vakbladen uit. Doe iets. Zorg voor merkactivatie. Geef mensen een reden om jouw stand te bezoeken, en als jij iets op een bepaald tijdstip programmeert weet iedereen dat het leuk kan worden. Mensen komen op mensen af.
  4. Train je verkopers. Laat ze bezoekers (passanten zijn misschien klanten) actief aanspreken. Maak ze bewust van een gezamenlijk doel.
  5. Veel contacten verlopen digitaal maar bedenk: mensen houden van mensen. Huur hostessen en/of verkopers in, maar zorg ook dat je eigen mensen er staan, zeker de mensen met wie je klanten (geregeld) contact hebben. En jijzelf als directeur, manager of productontwikkelaar.
  6. Maak een gedegen plan, met daarin een draaiboek, wie voor wat zorgt, van presentaties en folders tot en met catering en koffie. Vergeet zeker niet ook een concrete doelstelling op te stellen: bij zoveel bezoekers moeten zoveel gesprekken worden gerealiseerd. Uit die gesprekken moeten zoveel opvolgcontacten en leads komen. Dat weer moet leiden tot zoveel omzetgroei en/of bekendheid. Kwantificeer het gewoon.
  7. Kies bewust. In plaats van alles te willen moet je je concentreren op 1 of 2 dingen. Het Louvre heeft de Mona Lisa, het Rijksmuseum de Nachtwacht, en jij hebt de…. Zet dus niet al je producten op je stand maar focus op belangrijke producten. Licht de belangrijkste uit. Of zet het allernieuwste centraal.
  8. Nodig vooraf actief je klanten en prospects uit. Verleid ze om te komen, beloof ze iets speciaals. Spreek het liefst een vaste tijd af.
  9. Nodig bestaande klanten uit om samen een rondgang op de beurs te maken. Dan kom je verrassend veel te weten over haar of zijn drijfveren en hoe zij of hij over je concurrenten denkt – en over jou. Vaak vinden mensen dat ook gezelliger dan in hun eentje over een beurs te lopen.
  10. Zorg voor een uitstraling die past bij je bedrijf of het bedrijf dat je over pakweg drie jaar wilt zijn. Wil je een speelse of juist chique uitstraling? Duur of goedkoop? Huur een professionele stand-ontwerper in, anders wordt het snel net zo’n rommeltje als bij jou op je bureau of in je handtas.
  11. Bereid de follow-up al van tevoren voor. Zo kun je al een dag na de beurs aan de opvolging beginnen. Bedank zeker alle mensen die je stand bezochten.
  12. Ga je zelf nog wel eens naar een beurs? Maak tijd vrij en laat je inspireren, het liefst op een (voor jou) branchevreemde beurs. Je komt gegarandeerd terug met ideeën over hoe het ook kan of juist niet moet.
  13. Ga ook in gesprek met de beursorganisator. Hij/zij denkt graag met je mee, want jij bent voor hem/haar een goede (potentiële) klant. Vraag naar de laatste bezoekersonderzoeken, naar andere deelnames, naar actuele ontwikkelingen – vaak is de beursmanager opmerkelijk goed op de hoogte van jouw sector en jouw positie daarin.
  14. Gebruik social media extra intensief voor, tijdens en na een beurs. Nu is er namelijk urgentie, maak gebruik van het momentum.