Adjiedj Bakas’ Communicatietrends

Multicopy Communicatietrends

Promoot je product of onderneming met een eigen festival

Lowlands of Pinkpop, de Horecava of de Libelle Winterfair, je hebt waarschijnlijk weleens een festival bezocht. Het kan ook de Uitmarkt zijn, een lokaal muziekfestival, een buurtfestival in de wijk of een festivalfeest van een leverancier, klant of andere relatie. Festivals zijn een feestelijke en nog onderscheidende manier om jouw onderneming te promoten, zowel bij je klanten en potentiële afnemers als bij je medewerkers. Hier lees je in 9 punten hoe je probleemloos je eigen festival organiseert.

festival

1. Bepaal je doelgroep en je locatie.

Wie komen er? Of beter gezegd: wie moeten er komen, en wie ga je uitnodigen? Als je dat weet, ook hoeveel mensen je verwacht, kun je een locatie bepalen. Misschien heb je ruimte naast je bedrijf. Of anders bij dat van een bevriende relatie of ondernemer. Uiteraard kun je ook denken aan een park, een sportveld, een strand, een recreatieplas, een bos of een te huren festival- annex evenementenlocatie.

2. Bepaal de datum van het festival.

Liever een datum ver weg dan dichtbij, want een festival organiseren kost tijd. Informeer bij je lokale gemeente hoe je een terrein af kunt huren. Begin daar ruim op tijd mee. Voor de hand liggende locaties als een park, een sportveld of een strand zijn al vlug bezet dus daar moet je als de kippen bij zijn. En houd rekening met het seizoen. Zeker als je je festival buiten wilt laten plaatsvinden, of gedeeltelijk buiten, moet je niet buiten de periode april-september iets willen plannen. Kijk ook naar concurrerende festivals. Plan niets op de datum van een ander al bestaand festival waar veel mensen uit jouw doelgroep naar toe zouden kunnen gaan. Zorg dat jouw festival aangemeld wordt op de jaar- en evenementenkalenders.

3. Maak een draaiboek voor het festival.

Betrek medewerkers van je organisatie of bedrijf om een gedetailleerd draaiboek op te stellen. Daarin neem je naast locatie en datum ook essentiële zaken op als:

  • Wie verzorgt de catering van het festival? Misschien heb je een relatie die een foodtruck kan regelen, misschien is er een lokale horecaondernemer die jij al kent en die de drank kan verzorgen.
  • Welke artiesten nodig je uit? Zijn het muziekacts, verhalenvertellers of een toneelgroep? Ga na wat het beste past bij de gewenste uitstraling van jouw festival.
  • Hoeveel crew heb je op de dag zelf nodig? Wie ontvangt speciale gasten, de artiesten en andere VIPs?
  • Heb je een podiumbouwer, een tentenbouwer en een standbouwer nodig? Vraag die ook tijdig.
  • Voldoende sanitaire voorzieningen en een EHBO-post.
  • Hoe regel je het parkeren?
  • Is er aankleding nodig die het karakter van jouw festival onderstreept en uitdraagt?
  • Hanteer je een dresscode?
  • Welke (gemeentelijke) vergunningen moet je regelen? Zijn er regels voor geluidsoverlast voor omwonenden?
  • Welke veiligheidsvoorzieningen zijn nodig?
  • Wat zijn de out of pocket-kosten? Neem ook een begroting op voor onverwachte en extra kosten.
  • Hoe zet je het uitnodigingsbeleid en de promotie op?
  • Welke (ook social) media zet je in?
  • Wanneer besluit je of het allemaal doorgaat?
  • Wat doe je met onverhoopt slecht weer? Heb je een rain date of een uitwijkmogelijkheid? Of regel je een grote tent of tenten als het dreigt te gaan regenen?

4. Zo bereik je de doelgroep van het festival.

Bestaande klanten en relaties weet je direct te vinden via invites per mail of per post. Je kunt aan hen vragen of ze collega’s of vrienden meenemen. Nieuwe bezoekers werf je via de verschillende media die je toch al ter beschikking hebt. Uiteraard je eigen website, en je social media. Je zet de marketingcommunicatiemiddelen in die je ook voor een beurs zou inzetten. Stap ook naar de lokale pers of de vakpers, het organiseren van een heus eigen festival is nieuws, en nieuws is altijd interessant voor media. Verzin ook een leuke en aansprekende, toepasselijke naam voor je festival. Die doet het goed op promotiemateriaal, bij het werven van eventuele sponsors en uiteraard in hashtags.

5. Bepaal het doel van je festival en hoe je je geld verdient.

Wil je een gratis toegankelijk feest organiseren of ga je voor niet-relaties toegangsprijzen heffen? Of wil je inkomsten uit de horeca en daarmee je out-of-pocket-kosten dekken? Check dit bij organisatoren van soortgelijke festivals. Steek je licht op bij gespecialiseerde festivalbedrijven, die op dit moment als paddenstoelen uit de grond schieten. Je kunt ook ervoor kiezen om je hele festival te outsourcen.

6. Maak een veiligheidsplan.

Een veiligheidsplan is verplicht en afhankelijk van wat jouw gemeente bepaalt wat er allemaal in moet zijn opgenomen. Dat loopt van bereikbaarheid, parkeerbeleid en het vermijden van opstoppingen tot nooduitgangen, van EHBO-voorzieningen tot aan hekken, en van noodscenario’s bij slecht weer tot hoe je omgaat met alcohol en drugs.

7. Regel op tijd de benodigde vergunningen.

Bij een klein festival met 100 mensen heb je minder vergunningen nodig dan wanneer je Pinkpop met 60.000 man organiseert. Overleg met je gemeente over je locatie, datum en de begin- en eindtijd per dag, over het aantal bezoekers dat je verwacht en of zij vooral met de auto komen of met het ov.

8. Probeer samenwerkingen met derden aan te gaan.

Misschien kun je wel samenwerken met de gemeente of met andere partijen. Zoek naar mensen in je netwerk die al vaker met het festivalbijltje hebben gehakt, dat maakt het voor jou aanzienlijk makkelijker. Neem ook contact op met de plaatselijke ondernemersvereniging of met netwerkorganisaties in jouw vestigingsplaats. Misschien kun je sponsoring regelen om je kosten te drukken in ruil voor exposure.

9. Zorg voor een goede verslaglegging.

Regel een fotograaf of fotografen, en een videomaker. Geen festival kan nog zonder een aftermovie. Foto’s en video’s zijn ook heel handig voor de evaluatie achteraf. Bedenk een hashtag met de naam van je festival en toon die op goed zichtbare plekken. Ga na afloop na wat er goed ging en wat er niet goed ging. Zeker als je een traditie van je festival wilt maken moet je in kaart brengen wat volgende keer beter kan. Vraag ook bezoekers achteraf dus wat zij ervan vonden. Vraag aan hen ook wat beter kan, of wat ze nog misten.