Adjiedj Bakas’ Communicatietrends

Multicopy Communicatietrends

Hoe je een commerciële e-mail níet moet afsluiten

Je communiceert steeds vaker via e-mail en WhatsApp met je klanten. Die media hebben de communicatie tussen verkopers en klanten informeler gemaakt. Golden vroeger voor correspondentie via brieven nog strikte regels en conventies, die lijken nu wat passé. Of is er een nieuwe e-mail-etiquette voor in de plaats gekomen? Hier lees je de 7 dont’s en 6 do’s voor de aanhef en afsluiter in commerciële e-mails.

e-mail

NIET DOEN

1. De e-mail afsluiten met hoogachtend.

Hoogachtend klinkt afstandelijk en is ouderwets. Ook ‘Met de meeste hoogachting’ of ‘met verschuldigde hoogachting’ heeft anno nu volledig afgedaan.

2. De e-mail afsluiten met groetjes.

Groetjes klinkt wat al te zoetjes, familiair en bovendien wat zacht.

3. Grtz.

Grtz komt weinig zakelijk over, en wekt bovendien net als alle andere afkortingen de indruk dat je je er makkelijk en snel van afmaakt. Daarom is een voluit geschreven afsluiting altijd beter. Dat geldt ook voor mvg of Mvgr. Gr is ook uit den boze. Het komt naast letterlijk kortaf wat lange-halen-snel-thuis-achtig en dus respectloos over.

4. Amicale afsluiters

Zoals ciao, mazzels, ajuus, groetels, doeg of doei, tschüss, toedels, de ballen. Dat is allemaal te amicaal, te ouwejongenskrentenbrood.

5. Een aanhef beginnen met Hey.

Dat doe je alleen bij vrienden. Hoi of Hallo kan weer wel, maar uiteraard niet bij het eerste contact. En als je al langer met iemand communiceert kun je overgaan op Ha of Hi.

6. Al te grappige afsluiters.

Zoals Alle goeds voor nu en later, Moge de zon op je pad schijnen, Met vredelijke groet. Ook groeten met een toevoeging die slaat op je bedrijfsactiviteit – zoals met energieke groet als je bij Nuon werkt, of Met vlammende groet als je haarden verkoopt of Met hartige groet als je in broodjes doet ’ – moet je voorkomen. Die zijn al snel te jolig en na één of twee keer gaan ze vervelen.  

7. Te amicale of zelfs amoureuze afsluitingen.

Zoals, in de trant van Lieve groet, Met liefs, Warme groeten, of een X of Xjes.

WEL DOEN

1. De e-mail afsluiten met vriendelijke groeten.

Ook al klinkt het wat saai en grijs, deze standaardafsluiting is zo standaard dat niemand er aanstoot aan neemt. Hij is en blijft betrouwbaar en veilig als een broodtrommel mee naar kantoor. Er valt ook niemand over, behalve als je deze formulering in een mail aan je vriend of vrouw schrijft natuurlijk. Je kunt alternatieven gebruiken zoals Met beste groet, of Met goede groet. Met hartelijke groeten is ook uitstekend, al komt dat hartelijk in echt formele situaties soms ietwat te enthousiast over.

2. Je aanpassen aan de ander.

Een goede vuistregel is altijd kijken hoe de ander afsluit. Als zij of hij de overstap maakt van Vriendelijke groeten naar Hartelijke groeten komt het wat afstandelijk over als jij blijft volharden in Vriendelijke groeten.

3. Jouw e-mail openen met de aanhef ‘Beste’.

Beste is neutraal en altijd goed. Er valt ook niemand over, behalve natuurlijk als je een mail aan je vriend of vrouw begint met ‘Beste’.

4. Je naam in de ondertekening voluit schrijven.

Volstaan met je voorletter of initialen komt onpersoonlijk en onattent over.

5. Begin standaard formeel.

Je kunt je gerust bedienen van clichés. Clichés zijn het smeermiddel van de sociale omgang. In plaats van Beste kun je ook beginnen met de aanhef Geachte. Beleefd is altijd beter dan onbeleefd, en te beleefd kan nauwelijks. Je krijgt van niemand het verwijt dat je te beleefd bent. Juist in een maatschappij die ogenschijnlijk steeds informeler en minder plechtig in omgangsvormen wordt, wordt een tikje overdreven beleefdheid juist weer op prijs gesteld.

6. Begin jouw eerste e-mail aan een klant of relatie altijd enigszins formeel met Beste voor- en achternaam.

Naast Beste kan Geachte ook. Voorbeeld: Beste heer De Vries of Beste meneer De Vries. Als meneer De Vries dan terugmailt met als aanhef Beste mevrouw Petersen, blijft hij wel erg volhardend formeel. Je hoopt dat de toon van jouw mail zodanig vriendelijk is dat hij terugkomt met een Beste Brigit (als je naam Brigit Petersen is). Dan kun jij als Birgit ook weer terugmailen met Beste Jan (als hij Jan de Vries heet). Dat praat makkelijker en versterkt de onderlinge band, en juist daarop ben je uit als je iemand iets wilt verkopen.

Als je echt niet te formeel wil/moet overkomen, kun je de aanhef beginnen met Beste meneer De Vries, beste Jan. Dan laat je zien dat je weet hoe het hoort, maar laat je ook zien dat je ook in het eerste contact allesbehalve afstandelijk wilt overkomen.